Regolamento Province IFSR

  1. Costituzione delle Province: Per una gestione più efficace e diffusa della IFSR nei Distretti, vengono istituite le Province IFSR. Questo permette una organizzazione più snella e una maggiore capillarità nelle operazioni.
  2. Corrispondenza con le suddivisioni amministrative: Le Province della IFSR si allineano con le Province amministrative esistenti sul territorio nazionale. Questo permette una migliore integrazione con le strutture locali e facilita la collaborazione con enti e organizzazioni a livello provinciale.
  3. Selezione del Coordinatore Provinciale: Il Coordinatore Provinciale è la figura chiave nella gestione di ciascuna Provincia. La preferenza per questa posizione è data ai membri del Rotary o del Rotaract. In caso non sia possibile individuare un candidato adeguato da queste organizzazioni, si può optare per un membro attivo nel Movimento Scout.
  4. Nomina del Coordinatore Provinciale: La nomina del Coordinatore Provinciale è effettuata dal Coordinatore Distrettuale. Prima di procedere con la nomina, il Coordinatore Distrettuale dovrà consultare i soci della IFSR attivi nella Provincia in questione. Questo processo assicura che la scelta sia informata e rispecchi le esigenze e le preferenze dei membri locali.
  5. Durata del mandato e rielezione: Il mandato del Coordinatore Provinciale ha una durata prestabilita di tre anni, dopo la quale può essere rinnovato. Il processo di rinnovo del mandato  è gestito dal Coordinatore  Distrettuale  in collaborazione con i membri della Provincia.
  6. Formazione e supporto al Coordinatore Provinciale: Una volta nominato, il Coordinatore Provinciale riceverà una formazione adeguata ad assolvere al meglio le sue funzioni. Questa formazione è fornita dal Distretto IFSR e/o dalla IFSR Nazionale e può includere materiali informativi, seminari, e incontri con altri Coordinatori per condividere esperienze e best practices.
  7. Assunzione di responsabilità e decision making: Mentre il Coordinatore Provinciale dovrà consultare i soci e il Coordinatore Distrettuale per questioni importanti, egli ha anche l’autorità di prendere decisioni operative  necessarie  per  il buon funzionamento della Provincia IFSR, sempre nel  rispetto  delle  linee  guida  generali dell’IFSR.
  8. Funzioni generali del Coordinatore Provinciale: Il Coordinatore Provinciale agisce come rappresentante principale della IFSR nella Provincia, fungendo da punto di collegamento tra il Distretto e i soci locali. Coordina e supervisiona tutte le attività della IFSR a livello provinciale, assicurandosi che siano in linea con gli obiettivi e le politiche dell’organizzazione.
  9. Comunicazione e collaborazione: Il Coordinatore Provinciale è responsabile di mantenere una comunicazione efficace e regolare sia con i soci sia con il Coordinatore Distrettuale. Promuove la collaborazione tra i soci e le varie parti interessate a livello provinciale per massimizzare l’impatto delle iniziative.
  10. Gestione e sviluppo dei progetti: Il Coordinatore Provinciale supervisiona lo sviluppo, l’implementazione e la valutazione dei progetti IFSR nella Provincia. Assicura che i progetti rispettino i criteri di qualità ed efficienza stabiliti dall’IFSR.
  11. Rapporti e valutazioni: Il Coordinatore Provinciale fornisce rapporti periodici sulle attività e i progressi della Provincia al Coordinatore Distrettuale. Valuta l’efficacia delle iniziative provinciali e suggerisce miglioramenti o aggiustamenti.
  12. Formazione e supporto: Il Coordinatore Provinciale partecipa a sessioni di formazione organizzate dal distretto IFSR e/o dal livello centrale e/o dal Rotary in generale per migliorare le proprie competenze di leadership e gestione.
  13. Risoluzione dei conflitti: Il Coordinatore Provinciale affronta e risolve eventuali conflitti o problemi che emergono a livello provinciale, in linea con le politiche dell’IFSR. Prende decisioni operative necessarie per il funzionamento efficiente della Provincia, coinvolgendo i soci quando appropriato.
  14. Collaborazione con Club Rotary e Rotaract: Il Coordinatore Provinciale dovrà stabilire e mantenere rapporti attivi con i Clubs Rotary e Rotaract presenti nella Provincia. Favorisce progetti e iniziative congiunte tra la IFSR e i Clubs Rotary/Rotaract, promuovendo obiettivi comuni e scambio di risorse e competenze.
  15. Coinvolgimento con il Club lnteract: Il Coordinatore Provinciale collabora con i Club lnteract per coinvolgere attivamente i giovani nelle attività della IFSR, sostenendo la loro crescita personale e l’impegno comunitario. Organizza eventi e programmi che incoraggiano la partecipazione dei membri di lnteract, rafforzando il legame tra le generazioni all’interno dell’organizzazione.
  16. Rapporti con i Gruppi Scout: Il Coordinatore Provinciale instaura e mantiene collaborazioni con i Gruppi Scout locali e i Consigli locali, riconoscendo il valore del loro contributo nelle attività di volontariato e di sviluppo della leadership. Promuove iniziative e progetti che coinvolgono membri della IFSR e dei Gruppi Scout  e Consigli, sfruttando sinergie e potenzialità comuni.
  17. Scambio di esperienze e best practices: Il Coordinatore Provinciale facilita lo scambio di esperienze, conoscenze e best practices tra la IFSR, i Clubs Rotary, Rotaract, lnteract e i Gruppi Scout. Organizza incontri regolari, workshop e conferenze per favorire la condivisione di idee e strategie efficaci tra le diverse organizzazioni.
  18. Progetti e iniziative interorganizzativi: Il Coordinatore Provinciale stimola la creazione di progetti interorganizzativi che includano la IFSR, Rotary, Rotaract, lnteract e i Gruppi Scout, per affrontare sfide comunitarie e promuovere lo sviluppo sociale. Assicura che tali progetti rispettino i principi e gli obiettivi di ciascuna organizzazione, promuovendo una collaborazione equa e produttiva.
  19. Censimento dei Gruppi Scout e dei Club Rotary, Rotaract e lnteract: Il Coordinatore Provinciale curerà, ad inizio di ogni anno rotariano, l’aggiornamento del censimento dei Gruppi Scout e dei Club Rotary, Rotaract e lnteract presenti nella Provincia.
  20. Obiettivi e metodologia del censimento: Il censimento ha come obiettivo la raccolta di informazioni aggiornate riguardanti il numero, la distribuzione geografica, le dimensioni e le attività principali di questi Gruppi e Clubs. Il Coordinatore dovrà attenersi a moduli inviati dal livello centrale per la raccolta dei dati, garantendo accuratezza e consistenza delle informazioni.
  21. Utilizzo delle informazioni raccolte: Le informazioni raccolte tramite il censimento devono essere utilizzate per migliorare la pianificazione e l’efficacia delle attività della IFSR a livello provinciale. I dati raccolti aiutano a identificare opportunità per nuove collaborazioni, progetti congiunti, e scambi di risorse tra la IFSR e i vari Gruppi e Clubs.
  22. Condivisione delle informazioni del censimento: I risultati del censimento devono essere condivisi in modo trasparente con il Coordinatore Distrettuale e, ove appropriato, con i rappresentanti dei Gruppi Scout e dei Clubs Rotary, Rotaract e lnteract. Questa condivisione di informazioni favorisce una maggiore comprensione reciproca e facilita la cooperazione tra le diverse organizzazioni.
  23. Aggiornamento e revisione dei dati: Il Coordinatore Provinciale assicurerà che il censimento venga effettuato annualmente e che i dati raccolti siano regolarmente aggiornati e rivisti per mantenere la loro rilevanza e accuratezza. Le modifiche significative nella struttura o nelle attività di questi Gruppi e Clubs saranno prontamente registrate e comunicate al livello immediatamente superiore.
  24. Rappresentanza IFSR nei Club Rotary e Rotaract: Ogni Club Rotary e Rotaract deve avere come obiettivo almeno un socio per club all’interno della IFSR. Questo socio rappresentante funge da punto di contatto tra il Club e la IFSR, facilitando la comunicazione e la collaborazione.
  25. Compito del Coordinatore Provinciale nella selezione dei Rappresentanti: Il Coordinatore Provinciale è responsabile dell’identificazione di almeno un Rotariano o Rotaractiano Scout in ogni Club che possa assumere il ruolo di Rappresentante IFSR. Dovrà assicurarsi che queste persone siano adeguatamente informati sulle attività, gli obiettivi e i valori della IFSR e siano disposti a collaborare attivamente.
  26. Processo di iscrizione dei Rappresentanti IFSR: Una volta identificati, il Coordinatore Provinciale dovrà assistere i Rotariani Scout selezionati nel processo di iscrizione come soci della IFSR. Questo processo include la fornitura di informazioni necessarie sulla IFSR, orientamento sui compiti del rappresentante e facilitazione di eventuali procedure burocratiche.
  27. Formazione e supporto ai Rappresentanti IFSR: Il Coordinatore Provinciale dovrà fornire ai nuovi Rappresentanti IFSR una formazione adeguata ad assicurare che possano svolgere efficacemente il loro ruolo. Questa formazione può includere sessioni informative sulla storia e le attività della IFSR, nonché sulle aspettative e responsabilità dei dei Rappresentanti.
  28. Monitoraggio e valutazione dei Rappresentanti IFSR: Il Coordinatore Provinciale dovrà monitorare regolarmente l’attività dei Rappresentanti IFSR per assicurare che siano attivi e produttivi nel loro ruolo. Dovrà inoltre valutare periodicamente l’efficacia della rappresentanza IFSR nei Clubs, fornendo feedback e supporto per miglioramenti.
  29. Rappresentanza IFSR nei Gruppi Scout: Ogni Gruppo Scout dovrà nominare almeno un socio adulto come socio IFSR che agisca come Rappresentante di quel gruppo all’interno della IFSR. Questo socio Rappresentante facilita la comunicazione e la collaborazione tra il Gruppo Scout e la IFSR.
  30. Selezione dei Rappresentanti Scout IFSR: Il Coordinatore Provinciale è incaricato di identificare membri attivi nei Gruppi Scout che possano assumere il ruolo di Rappresentanti IFSR. Nel selezionare questi Rappresentanti, si dovrà tenere conto delle limitazioni e delle differenze derivanti dal fatto che non sono membri del Rotary.
  31. Iscrizione e ruolo dei Rappresentanti Scout IFSR: I Rappresentanti Scout nella IFSR saranno iscritti come soci, ma con ruoli e responsabilità adeguati al loro status non Rotariano. I loro ruoli dovrebbero concentrarsi sul promuovere la collaborazione tra i Gruppi Scout e la IFSR, rispettando le specificità di entrambe le organizzazioni.
  32. Formazione e orientamento dei Rappresentanti Scout: Il Coordinatore Provinciale dovrà assicurare che i Rappresentanti Scout ricevano una formazione specifica che includa informazioni sulle attività, gli obiettivi e i valori della IFSR. Questa formazione dovrebbe anche evidenziare come i Rappresentanti Scout possono contribuire efficacemente, tenendo conto delle loro limitazioni come non Rotariani.
  33. Monitoraggio e supporto dei Rappresentanti Scout: Il Coordinatore Provinciale dovrà monitorare l’attività dei Rappresentanti Scout per assicurare che svolgano efficacemente il loro ruolo. Dovrà fornire supporto e orientamento continui, aiutando i Rappresentanti Scout a navigare nella loro posizione all’interno della IFSR.
  34. Clausola generale e applicazione del buon senso: Per tutte le situazioni, circostanze o decisioni che non sono espressamente previste dal presente regolamento, si fa affidamento al buon senso e alla discrezionalità dei soggetti coinvolti. In queste situazioni, il Coordinatore Provinciale, insieme ai Rappresentanti IFSR e alle altre parti interessate, dovrebbe valutare ogni caso con giudizio, etica e nel rispetto degli obiettivi e dei valori della IFSR. Qualora emergano questioni complesse o ambigue, si consiglia di consultare il Coordinatore Distrettuale o altri membri della direzione centrale IFSR per ottenere una guida o un parere. Le questioni che emergono e non sono previste nel presente regolamento saranno valutate e, se necessario, regolamentate in base alle esperienze accumulate. Questo processo di revisione e aggiornamento del regolamento assicurerà che rimanga attuale, efficace e adeguato alle esigenze mutevoli dell’organizzazione e dei suoi membri. Le modifiche o aggiunte al regolamento devono essere deliberate e approvate dal Coordinatore Distrettuale e, alla prima riunione utile, dal Comitato Esecutivo in via definitiva.